وزارة العدل السورية تصدر توجيهات لحل مشكلة فقدان السجلات وتضمن حقوق المواطنين

أصدرت إدارة التفتيش القضائي في وزارة العدل السورية قراراً يحدد آليات ترميم الوثائق والمحررات المفقودة، وذلك بانتظار صدور صك تشريعي ينظم هذه العملية بشكل كامل.

أوضحت الوزارة في بيان لها اليوم الخميس أنها تلقت استفسارات من بعض رؤساء كتاب العدل حول فقدان أو احتراق أو ضياع بعض السجلات في دوائر الكتاب بالعدل في عدد من المحافظات، وما يترتب على ذلك من ضياع لحقوق المواطنين ووثائقهم الرسمية كالوكالات والعقود وغيرها.

ونظراً لأهمية هذه الوثائق القانونية، أصدرت وزارة العدل التعليمات التالية لتنظيم آلية إصدار بدل ضائع أو صورة طبق الأصل عن المحررات المفقودة:

أولاً – في حال ضياع المحرر أو احتراقه أو فقدانه كلياً:

في حال فقدت السجلات الأصلية لدى الكاتب بالعدل أو احترقت أو تلفت لأي سبب، يتم اتباع الخطوات التالية:

1. تقديم طلب خطي: يقدم صاحب العلاقة طلباً إلى دائرة الكاتب بالعدل المختصة، يوضح فيه نوع الوثيقة المفقودة، وتاريخ تنظيمها، وموضوعها، مع تقديم ما يثبت شخصيته (الهوية الشخصية أو جواز السفر).
2. التحقق من الطلب: يقوم الكاتب بالعدل بالتأكد من صحة المعلومات الواردة في الطلب ومراجعة النسخ الموجودة لدى الأرشيف أو الجهات القضائية الأخرى، وفي حال عدم وجود نسخة، يُرفع الطلب إلى وزارة العدل للبت به أصولاً.
3. إصدار صورة بديلة: إذا ثبت فقدان المحرر بصورة نهائية، يجوز إصدار صورة طبق الأصل استناداً إلى بيانات الأطراف أو الشهود الواردة في السجلات المتوافرة، بعد التحقق من صحة المعلومات ومطابقتها للأصول القانونية.

ثانياً – في حال ضياع الوثيقة المستقلة أو نسخة من السجل الأصلي:

إذا كانت الوثيقة المفقودة نسخة مستقلة أو صورة مصدقة عن محرر أصلي ما زال محفوظاً في الأرشيف العدلي، فيمكن إصدار نسخة بديلة بعد التثبت من البيانات وموافقة صاحب العلاقة.

ثالثاً – البيانات الواجب تضمينها في الطلب:

• الاسم الكامل لصاحب العلاقة (الاسم الثلاثي أو الرباعي).
• اسم الأب والأم وتاريخ الولادة.
• رقم وتاريخ الوثيقة المفقودة وموضوعها.
• تحديد دائرة الكاتب بالعدل التي أصدرت الوثيقة.

رابعاً – الإجراءات القانونية والإدارية:

1. يُسجل الطلب في ديوان دائرة الكاتب بالعدل المختصة برقم وتاريخ محددين.
2. يُحال الطلب إلى مديرية التفتيش القضائي أو وزارة العدل في حال وجود شكوك أو تناقضات.
3. تُصدر الوزارة قرارها النهائي بالموافقة على إصدار صورة طبق الأصل أو الرفض مع بيان الأسباب.

عند تنظيم وكالة حصر إرث أو أي معاملة تخص ذوي الشهداء، يُكتفى بتقديم صورة طبق الأصل عن الوثيقة الصادرة عن الجهة المختصة التي تثبت صفة الشهيد، ويتم إرفاقها مع المعاملة دون استيفاء أي رسوم أو أتعاب مالية لقاء ذلك.

وفي حال رغبة ذوي الشهداء بتنظيم معاملة لدى الكاتب بالعدل تتعلق بانتقال الحقوق أو الإرث، يتم تقديم طلب أصولي يُحال إلى وزارة العدل (مديرية الشؤون المدنية والكاتب بالعدل المركزي)، متضمناً المعلومات الآتية:

أ. بيان هوية الشخص المعني بالطلب (الاسم الثلاثي – اسم الأب – اسم الأم – تاريخ الولادة)، ورقم وتاريخ الوثيقة التي تفيد بصفة الشهيد.

ب. رقم وتاريخ المعاملة أو الوثيقة المطلوب تنظيمها.

وبعد ورود الطلب يُنظر في إمكانية إعفاء المعاملة من الرسوم والأتعاب وفقاً لطبيعتها ومضمونها، وتُتخذ الإجراءات اللازمة.

تتضمن الوثيقة مجموعة من التعليمات والإجراءات الواجب اتباعها عند تقديم طلبات الحصول على المحررات أو الوثائق الرسمية لدى وزارة العدل السورية.

وقد جاءت النقاط الأساسية كما يلي:

1. بيانات الأطراف: يجب ذكر أسماء أطراف المحرر أو الوثيقة وموضوع الطلب بشكل واضح ومفصل، مع الإشارة إلى رقم المعاملة إن وجد.
2. مرفقات الطلب: يُرفق بالطلب الوثائق أو الصور الضوئية للمحررات الأصلية أو المستندات المؤيدة التي تثبت موضوع الطلب.
3. الرسوم القانونية: يتم استيفاء الرسم المقرر قانوناً عن طريق طلب الإيصال الرسمي من الدائرة المالية المختصة، مع الاحتفاظ بنسخة منه في ملف الطلب.
4. طريقة تقديم الطلب: يقدَّم الطلب إلى ديوان الدائرة القضائية أو العدلية المعنية، ويسجل في سجل خاص بطلبات المحررات الرسمية، ويُعطى مقدمه إيصالاً برقم وتاريخ القيد.
5. إجراءات التحقق: يقوم الكاتب بالعدل بالتثبت من شخصية مقدم الطلب أو من يمثله قانوناً، ومن صلاحية الوكالة أو التفويض المقدم إن وجد.
6. التحقيق القانوني: في حال وجود أكثر من طرف في الطلب، يتم التحقق من حضورهم شخصياً أو بموجب وكالة قانونية معتمدة، لضمان صحة المحرر أو الوثيقة.
7. إجراءات التسجيل والتصديق: بعد استكمال التحقق، يتم تسجيل الطلب رسمياً في السجلات المخصصة لذلك، ويوقع من الكاتب بالعدل مع ختم الدائرة الرسمية.

البيانات المطلوبة:

• الاسم الكامل لمقدم الطلب (الاسم الثلاثي أو الرباعي).
• اسم الأب والأم وتاريخ الميلاد ومحل ورقم القيد (إن وجد).
• تحديد نوع الوثيقة المطلوب إصدارها أو تصديقها وموضوعها بدقة.

إثبات الحضور: يُثبت الحضور أمام الكاتب بالعدل بموجب هوية شخصية رسمية خلال المدة المحددة قانوناً (خمسة أيام).

ج. تاريخ وساعة تنظيم رقم المحضر.

د. اسم الكاتب بالعدل المختص وتوقيعه وخاتمه الرسمي.

وإذا كانت المعاملة لم يتم تنظيم محضر واحد، أمكن تنظيم محضر واحد بالاستناد على أكثر من المرفقات والإثباتات المطلوبة بالنسبة لكل جزء وفق البيان أعلاه.

وفي جميع الأحوال يجب التقيد بترقيم المحاضر والتواقيع بالشكل القانوني المنصوص عليه وفق الأصول، حيث يتم الاحتفاظ في الأضابير لدى الكاتب بالعدل بنسخة أصلية من المحضر أو الوثيقة، ويُرسل الكتاب بالنسخ المعتمدة حسب الأصول ويُحتفظ بصورة عنها.

وفي حال ملاحظة القاضي المشرف أو رئيس الدائرة أن المحضر أو الوثيقة تفتقر لأحد الشروط أو البيانات، يكلف الكاتب بالعدل بمراجعة القسم الفني في وزارة العدل لتصحيحها وفقاً لما هو مقرر.

هـ. في حال الاعتراض على المحضر أو الوثيقة المنظمة، أو عدم اقتناع أحد الأطراف بما ورد فيها، يتقدم بطلب اعتراض خطي إلى رئيس الدائرة المختصة أو إلى المحكمة المختصة، وفق أحكام قانون الكاتب بالعدل.

هذا الطلب يُنظر فيه وفق الأصول القانونية المتبعة في قضايا الولاية والوكالات والوثائق كافة، ويُحقق من مستندات ذوي الشأن، ويُصار بعد ورود جواب وزارة العدل والتدقيق إلى البت أصولاً بالقبول أو الرد.

وفي حال ثبوت وقوع الخطأ يُحال الكاتب بالعدل ورئيس القسم المختص إلى مجلس التأديب لاتخاذ الإجراءات المناسبة بحقهما.

ويُعتبر التوثيق باطلاً من الناحية القانونية ويُعاد النظر فيه إذا ثبت أنه تم دون طلب رسمي مستوفٍ للبيانات المطلوبة، ويُحال من يثبت تقصيره أو تهاونه إلى القضاء المختص للمساءلة وفق أحكام قانون العقوبات.

و. بالنسبة للمعاملات المنظمة في الخارج، يُشترط تصديقها أصولاً من وزارة الخارجية والمغتربين، ويُشترط لقبولها قانوناً أن تكون ممهورة بخاتم القنصلية السورية، وفقاً لأحكام البند السابق.

ز. لا تُقبل الوثائق الأجنبية غير المصدقة إلا بعد استكمال شروط التصديق القانوني وإرفاق صورة طبق الأصل عنها مع الترجمة المعتمدة حسب الأصول.

ح. في حال الاعتراض على المحرر أو الوثيقة المصادق عليها من جهة أجنبية، يُمكن لصاحب العلاقة تقديم طلب إلى وزارة العدل، يُحال إلى مديرية الكاتب بالعدل المركزي، ليُصار إلى دراسة الموضوع من قبل لجنة قانونية خاصة للنظر فيه واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنه.

ط. مطلق الوثائق لا تحول الإجراءات السابقة دون حق صاحب المعاملة بالمراجعة القضائية أمام المحاكم المختصة لرفع دعوى أمام المحكمة المدنية المختصة، وفق قواعد الاختصاص المقررة في قانون أصول المحاكمات، ومراجعة القضاء الإداري أو غيره لحماية الحقوق الخاصة في الحق الذي ينشأ، أو لتعديل أو إبطال المعاملة عند اللزوم.

الإدعاء بالتعويض الذي لم يوفق بالإجراءات السابقة، أو الطلب المثبت صدور صفة المحرر أو الوثيقة التي أُلفت أو نُظمت باسم أحد الورثة في كتاب بالعدل، ممن ثبتت وفاتهم لاحقاً، يُنظر به وفق ما يلي:

يُعاد إلى الإجراء القانوني المتبع في مثل هذه الحالات بحسب الأصول والقواعد المعمول بها في الجمهورية العربية السورية، مع الأخذ بعين الاعتبار مضمون الفقرة الأولى من هذا التعميم وما ورد فيها من أحكام وتوجيهات، ويمكن لصاحب العلاقة المعني أو وكيله القانوني مراجعة الكاتب بالعدل المختص مرفقاً بالوثائق والمستندات المثبتة لصحة طلبه، ليُصار إلى دراسته أصولاً واتخاذ القرار اللازم بشأنه وفق ما تقتضيه الأنظمة والقوانين النافذة.

كما يمكن لمحكمة البداية المدنية الناظرة بالقضايا المدنية أن تنظر في مثل هذه الحالات بطلب خاص يُقدم إليها من صاحب المصلحة، لتصديق المعاملة أو الوثيقة بعد التحقق من صحتها ومطابقتها للأصول، ويُستأنف قرارها أمام محكمة الاستئناف المدنية وفق القواعد المقررة قانوناً.